Svaret er at alle tre er avhengige av datasystem som brukar kommunenummer. Ved den store kommune- og regionreforma 1. januar 2020 får alle dei kommunane dette gjeld nye kommunenummer. I vår digitale tidsalder får dette ein domino-verknad i hundrevis av IKT-system. Kartverket hjelper kommunane i den viktige jobben som må gjerast for at overgangen skal gå greitt.

I Noreg har vi tre såkalla basisregister, som fortel oss kven, kva og kvar om landet vårt. Folkeregisteret fortel oss kven som bur her, Einingsregisteret (eller firmaregisteret, også kalla «Brønnøysundregisteret») fortel oss kva vi driv med, og Matrikkelen er Noregs eigedomsregister som seier kvar vi bur. Dei digitale opplysningane i desse tre hovudregistera er grunnlaget for ei rekke samfunnstenester, som bankar, trygdeutbetalingar, naudetatane, med fleire. Ved kommune- og regionreforma blir det store endringar i eigedomsregisteret/matrikkelen, og sidan den er så tett knytt til desse andre digitale systema blir det store konsekvensar på mange samfunnsområde.

Når to kommunar slår seg saman får dei nytt kommunenummer. Og når to fylke slår seg saman, får dei et nytt fylkesnummer, som òg er ein del av kommunenummeret. Det vil seie at der ein har ei fylkessamanslåing, som i Hordaland og Sogn og Fjordane, får alle kommunane nytt nummer, også dei som ikkje slår seg saman.

I dag finst nærare 600 ulike IKT-system i kommunane, og ei endring i matrikkelen spreier seg derfor djupt inn i heile kommunens drift. Ambulansesjåføren brukar adressedata for å finne fram. Kyr i moderne fjøs blir mjølka og fora via datasystem der kommunenummeret inngår. Fastlegen viser pasientane vidare via tilsvarande system. Konsekvensane blir derfor store dersom overgangen til nytt kommunenummer ikkje fungerer.

Det er derfor viktig at kommunane kartlegg konsekvensane i sine eigne datasystem. Målet med kartlegginga er å forsikre seg om at ingen data i kommunanes fagsystem går tapt når ein skal slå desse saman i eit felles fagsystem, og at ulike system framleis vil fungere saman etter at endringane i kommunenummer er gjort.

Nokre kommunar og to fylke (Trøndelag) har allereie slått seg saman. Erfaringar frå desse prosessane tilseier at overgangen stort sett går greitt, men ved den store reforma 1.1.2020 vil det bli utfordringar når det kjem til mengda data som må endrast samtidig. Eit eksempel som illustrerer dette er databasen for matrikkelen, som hadde 1,3 millionar endringar ved kommunesamanslåingane 1.1.2017. Dette steig til 13 millionar endringar ved dei få kommune- og fylkessamanslåingane 1.1.2018, og vi reknar med over 100 millionar endringar ved hovudreforma 1.1.2020. Kartverket og andre nasjonale register-eigarar har derfor fullt fokus på dette i tida fram til 2020.

Sidan kommunane likevel skal gå grundig gjennom systema sine, er dette ei sjeldan moglegheit til å innføre innovative løysingar og effektivisere arbeidsprosessar. Dei kommunane som allereie har vore gjennom ei samanslåing seier at kartleggingsprosessen også var ei god moglegheit til å rydde i eige fagsystem. Dei har også fått betre innsikt i korleis kvardagen kan forenklast og digitaliserast endå meir.

Det klare rådet frå dei kommunane som har vore gjennom prosessen er: Ver tidleg ute og hald skjema, så er tid og rom for innovativ nytenking stor. Sjå på dette arbeidet som ei moglegheit for å også ta ut digitale meirvinstar som gir endå betre tenester til innbyggjarar og næringsliv.

Kartverket er tildelt rolla som teknisk koordinator for kommune- og regionreforma av Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Vi jobbar med kommunar, statlege etatar og private leverandørar. Vi har råda kommunane til å starte så tidleg som mogeleg med å kartlegge sin digitale systemportefølje. På nettsida vår, www.kartverket.no, har vi sjekklister for kommunetilsette, og vi har også dyktige medarbeidarar ved Fylkeskartkontoret i Bergen som følger opp kommunane i Hordaland og Sogn og Fjordane direkte.

Kommunale og nasjonale register må vere i drift frå dag éin etter reforma – og det kjem dei til å vere. Dette er avgjerande for at viktige samfunnsfunksjonar skal gå som normalt.

Kartverkets hovudbodskap er at kommunane må fortsette kartlegginga av sine IKT – system med god framdrift, og at dette arbeidet forankrast høgt i organisasjonen både administrativt og politisk. Det vi erfarer er at kommunane tar denne jobben på alvor, og vi vil hjelpe dei til vi er i mål.